Smart Working al tempo del Corona Virus

Aggiornato il: mar 10

Cosa significa il termine “smart working”?

Analizziamolo da vicino: l’Osservatorio del Politecnico di Milano definisce questa tipologia di lavoro come “una nuova filosofia manageriale fondata sulla restituzione alle persone di flessibilità e autonomia nella scelta degli spazi, degli orari e degli strumenti da utilizzare a fronte di una maggiore responsabilizzazione sui risultati”.

Analizzando i dati dello stesso Osservatorio si nota che il 58% delle grandi imprese ha introdotto iniziative concrete verso questa modalità di lavoro, ed il risultato è sorprendente nelle PMI: 12% di progetti strutturati e compiuti con soddisfazione.

Così anche la PA, specie negli ultimi anni, sta sviluppando progetti di lavoro agile per un 16%, risultato notevole pensando alla quantità di servizi delle PA che richiedono presenza fisica.

Questa modalità di lavoro viene scelta nel rapporto tra datore di lavoro e dipendente, stipulando progetti ad hoc per ciascun lavoratore affinchè possa rendersi produttivo in tempi e spazi da lui scelti, ma con obiettivi precisi e necessari all’azienda.

Propone dunque, autonomia di lavoro a fronte del raggiungimento degli obiettivi comuni. A vederla così, è una metodologia più che “win-win” per entrambe le parti, è una proposta “smart”, “intelligente” per il lavoro.

Per agire in modo lineare, occorre che datore di lavoro e dipendente fissino obiettivi precisi, cicli, fasi e scadenze alle quali il lavoratore dovrà attenersi e presentare all’azienda, pur rimanendo libero nella gestione del proprio tempo.

Lavorare in smart working è inoltre un’attività regolamentata da leggi e decreti che rendono il lavoratore, autonomo nello svolgimento delle incombenze quotidiane, ma anche facente parte comunque della realtà aziendale per cui con le stesse responsabilità della presenza in ufficio. Il decreto attuativo più recente, utilizzato dalle aziende da subito, che fa fronte all’emergenza Coronavirus, è il decreto del 26 Febbraio 2020 n.6, ma altre leggi erano già state emanate in passato, prima fra tutti la legge 81 sul lavoro Agile del 2017.

La vera novità, che lo differenzia dal telelavoro è che il lavorare in modo “smart” significa generare creatività, essere “open” a idee e creare collaborazioni, sebbene a distanza, produttive e innovative poiché si lascia libera la persona di pensare e agire come meglio crede e questa fiducia stimola la creatività.

Che cosa entra in gioco quando si parla smart working?

Come già tutti sappiamo e abbiamo sperimentato, nel lavoro tradizionale si sviluppano relazioni. Tali relazioni sono con colleghi, capi, clienti esterni o interni, e racchiudono scambi comunicativi continui, condivisione di spazi e tempi, necessità di interfacciarsi con imprevisti e impegni improvvisi, riunioni, scadenze. Tali relazioni inoltre stimolano il confronto, la richiesta istantanea di aiuto in caso di necessità e favoriscono la compagnia in momenti informali di break.

Tali scambi producono dunque relazioni e per ognuna di essa mettiamo in gioco la nostra fiducia. Creiamo rapporti di fiducia e cerchiamo di presentarci come persone di cui ci si può fidare. Questo processo è evidente nel momento in cui siamo fisicamente presenti l’uno con l’altro e si costruisce di giorno in giorno. In ufficio, tendiamo a fidarci del collega con il quale lavoriamo, del capo che ci ha assunto o del cliente con il quale abbiamo un rapporto più stretto.

Lo smart woking invece presuppone che il lavoro venga svolto prevalentemente in autonomia, senza le relazioni di cui sopra poiché ovviamente si è soli nel lavoro a casa, nonostante possano esistere comunque, ma mediate dalla tecnologica.

Nel lavoro agile, la fiducia diventa un argomento delicato e risulta essere il primo fattore per cui ancora non tutte le aziende sono disponibili a delegare il lavoro ai dipendenti in smart working e a non favorire o agevolare questo tipo di lavoro.

Per costruire un rapporto di fiducia, occorre scambio e comunicazione. Nel momento in cui queste due prerogative vengono a mancare, è evidente che il datore di lavoro avrà riserve nell’incentivare questo tipo di attività, in quanto mancherebbe la possibilità di costruire quel rapporto di fiducia che la presenza fisica permette e di controllare e valutare visivamente il lavoro del dipendente in quanto non presente in ufficio.

L’organizzazione del tempo e del lavoro richiesta, è elevatissima ma soprattutto autonoma e come ben sappiamo, non tutti hanno abilità e competenze tali da sapersi autonomamente organizzare lavoro, tempi e spazi. Per questi motivi è fondamentale che si stabilisca con il datore di lavoro, a chi affidare obiettivi e lavoro in smart working e come organizzare insieme il lavoro.

Quali sono però i vantaggi?

I più grandi vantaggi che lo smart working produce riguardano il livello di soddisfazione e motivazione personale (si stima intorno al 35%), in quanto il dipendente ha la possibilità di gestire le proprie giornate con flessibilità e tempi coordinati con il resto dei componenti della propria famiglia. Questo dona felicità e serenità nel nucleo e la quantità del tempo trascorso con i cari o i figli, diventa anche un tempo di grande qualità, grazie all’organizzazione autonoma nella quale ci si può ritagliare momenti privati.

Inoltre, il rendimento lavorativo sembra incrementare del 15% (Osservatorio PoliMi) e così anche il raggiungimento degli obiettivi, poiché il luogo scelto per lavorare (solitamente la propria casa) risulta più confortevole per la persona e riduce quelle fonti di stress che in un ambiente di lavoro tradizionale, si vivono. Per di più, la comodità del lavoro da casa elimina il tragitto casa-lavoro che spesso risulta pesante e faticoso per molti, rendendoli quindi più felici e produttivi. Questo è un elemento importante se si pensa anche al benessere che si dona all’ambiente con la riduzione delle emissioni di CO2. La possibilità poi, di dedicarsi per parte del tempo al lavoro ed immediatamente dopo, alla vita familiare senza grosso distacco e perdite di tempo, fa in modo che le ore spese per lavorare, siano il più efficaci possibili ed aumenta dunque la concentrazione (ovviamente, lavorando da casa ci si deve anche costruire l’ambiente adatto per far si che la concentrazione rimanga elevata e le fonti di distrazioni vengano ridotte).

Non dobbiamo e non possiamo poi dimenticare anche le criticità che questo genere di lavoro si porta con sè, come la gestione delle urgenze, la valutazione difficoltosa del personale che lavora da casa, la mancanza di interazione con i colleghi o addirittura problemi legati agli strumenti virtuali e tecnologici che possono disturbare il lavoro. La vera sfida sta proprio qui, riuscire ad essere manager di sé stessi, superando questi ostacoli con innovazione e creatività e con leadership.

È un cambiamento ovviamente culturale, che supera decenni di lavoro svolto in maniera tradizionale e che inevitabilmente incontra opposizioni, ma tale cambiamento produce anche aspetti più che positivi ed è su questi che forse occorre soffermarsi.

Una leadership come quella prodotta dallo smart working, è una leadership diffusa, agile, che riguarda ogni dipendente, il quale diventa ancor più responsabile del proprio lavoro ed elemento portante della catena produttiva. La suddivisione dei compiti e la programmazione di scadenze e urgenze, la condivisione di obiettivi comuni e la promozione della partecipazione attiva, stimolano l’individuo ad essere ancor più responsabili del proprio lavoro e dunque ad essere leader di sé stessi e al tempo stesso parte del sistema.

I nostri due step per avviarsi allo smart working sono:

1) “KIT DI PARTENZA” – munirsi di tutte le attrezzature tecnologiche e cartacee che servono per poter svolgere lo stesso lavoro che si svolge in ufficio: pc, smartphone, tablet, fogli, documenti, libri, cartelle, file, hard disk, chiavette, schede di memoria…); è necessario dotarsi di una rete internet il più SICURA e PROTETTA possibile di modo da eliminare ogni tipo di attacco alla privacy dei clienti (vedi GDPR, 2018). inoltre, dedicarsi/crearsi/costruirsi/organizzarsi un ambiente di lavoro confortevole, pratico, comodo ma soprattutto, in cui ci si senta veramente “a casa”.

IL MIO TEMPO – iniziare ad organizzare il proprio tempo, scandire orari e lassi di tempo da dedicare al lavoro (come se si fosse rimasti a lavorare in ufficio) e tempo da dedicare al resto. Ognuno troverà la propria organizzazione, non esiste un’organizzazione uguale per ciascuno. La gestione del proprio tempo è una questione di concentrazione e flessibilità, poiché ci si può ritrovare a dover inserire in programma un appuntamento/meeting call/incombenza in più rispetto a quello che ci si era prefissati,


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